L’e-réputation de votre entreprise dépend de ce travail de communication. Normalement, le département de la « communication et relations humaines » s’occupe de tout ce qui est partage d’information à l’interne et à l’extérieur de la société.
La communication au sein de l’équipe
Il est très difficile de poser le défi de mettre tout le monde au courant instantanément de tout ce qui se passe dans la société. Seule l’entreprise qui a posé une bonne organisation à propos de la communication trouve une bonne place sur le marché mondial. Sachez que maintenant, il existe des logiciels à installer sur chaque ordinateur des employés pour émettre des messages instantanés au bureau, le « Softros » par exemple. Seulement, il va falloir solliciter l’aide des techniciens pour mettre tous les ordinateurs en réseau. Vous pouvez également échanger des documents avec « Softros ».
La communication envers les collaborateurs extérieurs
La création d’un compte e-mail facilite cet échange entre la société et ses partenaires à l’extérieur. De préférence, créez un compte professionnel et faites la vérification au moins deux fois par jour. Faites un feedback des demandes des clients aussi rapidement que possible. Les comptes e-mail sont souvent accompagnés d’une application de signalement de message.
Il vous faut une personne qui se charge de gérer cette communication de la société vers l’extérieur. Celui-ci se chargera de l’accueil des visiteurs, de prendre et répondre au téléphone, de répondre aux messages envoyés par mail ou de tchater directement en ligne avec les clients. Pour faciliter la communication, il est tout d’abord important de dispatcher le rôle de chacun. Le message sera tout de suite envoyé à la personne responsable et le client aura une réplique satisfaisante.
Savoir communiquer est aussi une étiquette à apprendre, bien peser les mots, corriger les fautes, utilisez des phrases simple et claire.
N’oublie pas que même les conversations verbales doivent se reformuler en écrit pour ne pas créer des zizanies dans la société.