Lorsqu’une entreprise croît ou qu’elle trouve de meilleurs locaux, elle est amenée à déménager. Cependant, cet évènement ne se fait pas du jour au lendemain et nécessite une organisation minutieuse. Après tout, qui dit entreprise dit collaborateurs et probablement de nombreux équipements professionnels ! Découvrons quelques astuces pour bien se préparer à ce déménagement.
Prévoir un espace de stockage
Il peut parfois être nécessaire d’avoir recours à un garde meubles en tant que professionnel. Cette solution vous permet de stocker en toute sécurité de nombreux biens pour la durée de votre choix, dans un espace dédié à cet effet. Votre entreprise doit quitter son local actuel et s’installer temporairement dans un local plus petit, le temps de faire des travaux dans le local définitif par exemple ? Il lui faudra pouvoir entreposer ce dont elle n’a pas besoin, mais qu’elle doit garder, à l’instar de ses archives.
Comme pour les particuliers, il n’est en effet pas rare de devoir déménager deux fois en quittant les lieux actuels puis en occupant durant quelques semaines ou quelques mois un lieu temporaire avant d’emménager vers le lieu final.
Le garde-meubles offre ainsi une solution où stocker vos biens professionnels en toute sérénité, avec l’espace nécessaire, même pour de gros volumes.
Bien informer ses interlocuteurs
La bonne anticipation du déménagement de votre entreprise passe aussi par une bonne communication en interne comme en externe. Veillez à informer vos collaborateurs dès lors que vous envisagez de déménager et non devant le fait accompli. Ce changement géographique aura en effet des répercussions sur leur itinéraire pour aller travailler. Certains trouveront cela plus avantageux, et d’autres non. De plus, il est normal que vos collaborateurs soient au courant des grands évènements organisationnels de votre entreprise !
Veillez aussi à en informer vos autres interlocuteurs (prestataires, fournisseurs, clients…) pour des raisons similaires, notamment si vous êtes amené à vous faire livrer du stock ou vendre biens et services au sein de votre entreprise. Il sera ainsi doublement important d’informer vos clients si vous êtes une agence de voyage dans laquelle ils se rendent pour réserver leurs prochaines vacances ! À contrario, le déménagement d’une agence digitale qui ne travaille qu’à distance aura bien moins d’impact. Il faudra néanmoins communiquer votre nouvelle adresse pour des raisons administratives !
S’assurer de la synchronisation des dates
Pour bien organiser votre futur déménagement d’entreprise, soyez vigilant sur les dates. Pour des raisons financières, mais aussi de disponibilité, il est ainsi déconseillé de déménager durant certaines périodes. On estime par exemple que 50% des déménagements ont lieu en été, en raison des vacances scolaires.
Il vaut mieux donc opter pour un déménagement en dehors de la période qui va de juin à août. Bien connaître les dates de départ et d’arrivée dans les nouveaux lieux vous permettra de bien en informer vos interlocuteurs, et bloquer ces jours en les consacrant au déménagement. De quoi éviter de se retrouver avec un rendez-vous important ou votre réunion mensuelle le même jour par exemple ! Vos collaborateurs pourront quant à eux favoriser le télétravail durant les jours concernés, ou poser des jours de congés.
Enfin, bien synchroniser les dates vous assurera de bien faire la transition entre les deux locaux et ne pas vous retrouver sans aucun lieu pour votre entreprise !