Les débits et les crédits sont utilisés pour contrôler les entrées et les sorties d’argent sur le compte de votre entreprise. Les débits représentent l’argent qui est débité d’un compte et les crédits représentent l’argent qui est versé sur un compte. Cependant, la plupart des entreprises utilisent un système de comptabilité en partie double. Cela peut créer une certaine confusion pour les propriétaires d’entreprise inexpérimentés, qui voient les mêmes fonds utilisés comme un crédit dans un domaine et comme un débit dans l’autre.
Comptabilité à double entrée
Comme le débit et le crédit sont utilisés en même temps, il est important de comprendre où chacun d’eux va dans le grand livre. Gardez à l’esprit que la plupart des logiciels de comptabilité d’entreprise conservent le plan comptable en arrière-plan et que vous regardez généralement le grand livre principal. Les débits augmentent le solde des dividendes, des dépenses, des actifs et des pertes. Enregistrez les débits à gauche dans la colonne du grand livre. Les crédits augmentent le solde des gains, des revenus, des recettes, des dettes et des capitaux propres. Les crédits sont enregistrés à droite.
Lorsque vous examinez les finances de votre entreprise, chaque transaction comporte deux côtés. Cela signifie que le loyer est un compte avec un solde dû et que le chèque de l’entreprise est un autre compte qui paie le solde dû. C’est donc le même argent qui circule, mais il est comptabilisé pour deux éléments. Le système en partie double crée un plan comptable. Ceux-ci comprennent des éléments tels que le loyer, les fournisseurs, les services publics, les salaires et les prêts.
Utilisation et règles de débit et de crédit
Le montant total des débits doit être égal au montant total des crédits d’une transaction, sinon une transaction comptable est dite déséquilibrée et ne sera pas acceptée par le logiciel comptable. Dans le cas contraire, une transaction comptable est dite déséquilibrée, et ne sera pas acceptée par le logiciel de comptabilité. Tous les comptes qui contiennent normalement un solde créditeur verront leur montant augmenter lorsqu’un crédit (colonne de droite) y est ajouté, et diminuer lorsqu’un débit (colonne de gauche) y est ajouté. Les types de comptes auxquels cette règle s’applique sont les passifs, les revenus et les capitaux propres. Tous les comptes qui contiennent normalement un solde débiteur verront leur montant augmenter lorsqu’un débit (colonne de gauche) leur est ajouté, et diminuer lorsqu’un crédit (colonne de droite) leur est ajouté. Les types de comptes auxquels cette règle s’applique sont les dépenses, les actifs et les dividendes.
Chaque fois qu’une transaction comptable est créée, au moins deux comptes sont toujours concernés, une écriture de débit étant enregistrée sur un compte et une écriture de crédit sur l’autre compte. Il n’y a pas de limite supérieure au nombre de comptes impliqués dans une transaction, mais le minimum n’est pas moins de deux comptes. Les totaux des débits et des crédits d’une transaction doivent toujours être égaux, de sorte qu’une transaction comptable est toujours dite équilibrée. Si une transaction n’était pas équilibrée, il ne serait pas possible de créer des états financiers. Ainsi, l’utilisation de débits et de crédits dans un format d’enregistrement des transactions à deux colonnes est le plus essentiel de tous les contrôles de l’exactitude comptable.