L’intérêt d’avoir certaines connaissances dans la compréhension et la gestion de votre temps est de vous aider à être plus efficace/productif dans votre vie. Les particuliers ne sont pas les seuls à devoir pratiquer une gestion optimale du temps. Elle a également des implications pour les entreprises. Dans ce billet, nous allons passer en revue plusieurs suggestions pour améliorer vos compétences sur la gestion du temps en entreprise.
Nos conseils
L’une des méthodes les plus efficaces pour améliorer nos capacités de gestion du temps consiste à mettre en œuvre des techniques éprouvées dans notre vie quotidienne. Ce type de tactique nous aide à fixer des limites, à nous concentrer sur une seule activité en même temps et à reprendre le contrôle de notre emploi du temps quotidien.
L’objectif de cet article n’est pas de vous dire comment mettre en place un logiciel de GTA dans votre entreprise, mais plutôt de vous donner des conseils et astuces sur comment optimiser et mieux gérer votre temps en entreprise. De ce fait, découvrez nos suggestions ci-dessous.
Une seule tâche en même temps
Traiter de nombreux travaux simultanément augmente la probabilité de commettre des erreurs que vous devrez réparer plus tard. Les conséquences peuvent avoir une influence considérable sur votre habileté à respecter les délais, à planifier et à travailler efficacement.
Si vous voulez accomplir un travail de qualité, n’ayez pas peur d’aborder un seul sujet à la fois, vous gagnerez en efficacité ! Vous pouvez prévoir des blocs de temps d’environ deux heures pour chaque activité.
Savoir gérer les priorités
Toutes les tâches ne requièrent pas le même niveau d’effort ou de concentration. Recommandez à votre personnel de déterminer les objectifs les plus critiques et de réserver les créneaux horaires qui leur conviennent le mieux à ces seuls objectifs.
Il est également suggéré de séparer le travail créatif des tâches introspectives et de réserver des demi-journées entières à l’une ou l’autre de ces catégories pour optimiser les performances de votre cerveau droit ou de votre cerveau gauche.
Faites des rétro plannings
Un rétroplanning vous aide à garder la trace de toutes les échéances associées à une tâche ou à un projet. Vous pouvez ainsi planifier vos échéances à court, moyen et long terme et programmer votre temps correctement pour les respecter. Quelle est l’échéance à laquelle vous devez remettre ce rapport ? Pensez-vous qu’il vous faudra une journée entière pour le terminer ?
Maintenez votre concentration
La concentration est aussi une compétence de gestion du temps qui vous aide à être plus productif. Il s’agit de maintenir la concentration sur les aspects les plus importants de l’entreprise. Ce sont les actions auxquelles il faut accorder la plus grande attention. En règle générale, 20 % du travail permet d’obtenir 80 % des résultats.
Dire non
Vous devez également être capable de dire non afin de gérer efficacement votre temps. Il est essentiel de reconnaître que le fait d’être surchargé n’équivaut en aucun cas à une réussite. Concentrez-vous plutôt sur vos tâches ou projets les plus importants dans le but de pouvoir donner le meilleur de vous-même à tout moment.
Faites des pauses régulières
Il est essentiel de faire des pauses afin de se ressourcer, de prendre l’air et de revenir au travail en pleine forme. Selon une étude, vous devriez travailler pendant 52 minutes, puis vous détendre durant 17 minutes. Vous n’en avez sûrement pas l’occasion. Dans ce cas, vous devriez faire des petites pauses plus régulières. Si vous êtes un entrepreneur indépendant, c’est une information essentielle à comprendre.
Limitez au maximum les distractions
La capacité de mettre votre cerveau en mode « travail » est essentielle pour être aussi efficace et productif que possible. Pour ce faire, vous devez éliminer les pensées et les problèmes personnels, ainsi que d’éviter toute distraction potentielle.
La loi de Pareto
Pour les entrepreneurs, les gestionnaires et les travailleurs, le temps est probablement la ressource la plus précieuse dont ils disposent. Nous consacrons beaucoup de temps à des corvées qui ne produiront jamais de bénéfices, soit pour nous donner bonne conscience, soit parce que nous manquons de lucidité sur nos priorités du moment.
Grâce à la loi de Pareto, vous avez la possibilité d’arbitrer et de répartir vos tâches en deux grandes catégories :
- Les tâches qui offrent 80 % des résultats tout en ne prenant que 20 % de votre temps.
- Les tâches qui fournissent seulement 20 % des résultats, mais qui utilisent 80 % de votre temps.
C’est la seule loi de la gestion du temps que vous devez garder à l’esprit à tout moment. Elle vous aidera à vous concentrer sur les choses les plus importantes.
La clarification des tâches
Il arrive souvent que les employés d’une entreprise ne soient pas certains des responsabilités que chacun d’entre eux doit assumer. Il s’agit d’une grave erreur de la part du manager. Avant de commencer un projet, quel qu’il soit, il est essentiel que tous les membres du personnel soient pleinement informés des responsabilités qui leur sont attribuées, de ce qu’ils doivent faire et du temps qui leur est alloué pour s’acquitter de ces responsabilités.
Déléguez
Engagez des personnes sur lesquelles vous pouvez compter et déléguez-leur les tâches que vous n’avez pas le temps de faire ou celles que vous ne pouvez pas accomplir. Cela vous permettra de consacrer plus de temps aux tâches que vous connaissez le mieux et qui sont les plus essentielles pour vous.
Si votre entreprise est nouvelle ou n’est pas encore assez grande pour embaucher du personnel à temps plein, essayez de recruter des stagiaires ou de faire appel à des entrepreneurs indépendants pour compléter votre effectif.
Regroupez les tâches similaires
Conservez votre temps et votre énergie en tentant d’accomplir toutes les tâches d’une même catégorie avant de passer à la suivante. Créez des blocs de temps différents pour les tâches telles que répondre aux courriels, passer des appels téléphoniques, classer des documents, etc.
Libérez votre boîte de réception des courriels et des messages dès qu’ils arrivent ; y répondre est la méthode la plus efficace pour se laisser distraire. Supprimez toutes les alertes de téléphone et d’e-mail de votre appareil pour éviter toute tentation de les consulter à des moments inopportuns.